Från en fysisk till digital arbetsplats

Från en fysisk till digital arbetsplats

Under våren 2020 hade Fanny Nyström möjlighet att kombinera deltidsarbete på Kunskapspartner med skrivandet av sitt examensarbete. Med en närvarande coronapandemi, bestämde sig Fanny för att intervjua och utföra en kvalitativ undersökning med anställda på tre olika konsultföretag inom ledarskaps- och organisationsutveckling. Det största av företagen räknas till ”the big four”, det mellanstora var Kunskapspartner och det minsta var en enskild konsultfirma. Detta är en summering av arbetet.

Coronapandemin har gjort att personer, företag, städer och länder världen över har påverkats av den globala krissituationen. Ur ett svenskt företagsperspektiv har det blivit problematiskt eftersom rekommendationerna kring social distansering betytt att arbetsplatser inte längre kunnat vara den dagliga och naturliga samlingsplatsen. Men, tack vare de teknologiska och digitala verktyg som finns att tillgå idag, innebär det att många företag inte behöver vara låsta till ett kontor. Inom den tjänstebaserade sektorn kan arbetet i största möjliga mån fortgå, trots att man sitter med fysisk distans och arbetar hemifrån genom en digital arbetsplats. Men hur ser de sociokulturella förändringarna ut, när de interna men också de externa processerna tvingas bli digitala och därmed platslösa?

Rädsla för framtiden

Undersökningen visade likheter hos samtliga konsultföretag i hur de identifierat tydliga effekter som att kunder inte längre var köpstarka, ledningsgrupper som blivit restriktiva kring investeringar samt projekt som gick trögare att förlänga. Detta i kombination med att krisen kom hastigt och oförutsägbart, gjorde också att ingen hade rutiner eller en instruktionsbok att följa. Konsulterna hade en gemensam rädsla för vad framtiden skulle utvisa, dels huruvida de skulle få in nya projekt dels hur länge denna nya form av arbetsrutin, som snabbt ställdes om till krishantering, skulle fortlöpa. Några av företagen ansåg dock att de i samband med detta insåg syftet och därmed identifierade ett tydligt sense of urgency kring att digitalisera sin business.

I krisen hade de också funderat kring organisationskulturella aspekter i form av meningsskapande, identitet och makt på arbetsplatsen, och en fundering löd ”känner anställda på större bolag samma ägandeskap i sin roll på företaget, som en anställd på ett mindre konsultföretag gör?”. Undersökningen visade att det större konsultföretaget var öppen och rak i sin kommunikation, från högsta ledningen och därefter genomsyrade hela organisationen. Konsulten på företaget uppskattade detta eftersom personen kände sig delaktig och behövd, något som konsulterna på de två mindre företagen kände redan från det att de insåg att coronakrisen var ett faktum.

Digital arbetsplats

Samtidigt hade konsulterna identifierat en viss problematik i hur arbetskulturen och organisationsidentiteten förändrats efter att arbetet digitaliserades. Å ena sidan kunde man identifiera en förhöjd effektivitet i form av bättre och mer produktiva möten via videosamtal istället för långdragna möten. Å andra sidan riktades någon form av skepticism mot att tidigare okomplicerade interaktioner eller beslutsfattande, som att ställa en fråga över bordet eller hålla i workshops som kräver fysisk närvaro, nu fördröjts genom att man måste ringa eller skicka mail. Dessutom har det dagliga ”vardagssnacket” i lunchrummet eller kaffepauserna gått förlorat – något som konsulterna saknade. Detta pekade därmed på hur gemenskap och hierarki kan förändras i vad kommunikationsprofessorn Meyrowitz beskriver som ”sociala statusar förändras när elektroniska medier övertar fysiska platser.” Samtidigt, visade intervjuerna i enlighet med vad författaren Vincent Miller beskriver i Understanding Digital Culture, att en digital gemenskap aldrig kan ersätta en fysisk och verklig gemenskap – men däremot skapa ytterligare en gemenskap.

Kanske blev 2020 året då vi insåg fördelarna med digitalisering av tjänstebaserades företag. Det finns givetvis både nackdelar och fördelar med att digitalisera, men vi kanske bör se digitalisering som ett komplement – inte ersättning. Kanske bör vi betrakta såväl fysiska som digitala arbetssätt som att det ena inte utesluter det andra samt att de fyller olika syften.

Den digitala världen är här för att stanna.
Behöver du hjälp med dina digitala strategier och aktiviteter?