25 januari 2024

Hur du bygger en tydlig affärsplan

I den här artikeln går vi igenom vad en affärsplan är, vilka delar den innefattar samt hur du bäst bygger en tydlig och strukturerad affärsplan. Vi utgår från vår framtagna modell, strategisk agenda, som ett verktyg för att optimera affärsplanen och dess mål.

Vad ska en affärsplan innehålla?

Att bygga en affärsplan är en grundläggande process för företag för att säkerställa framgång. Affärsplanen är ett dokument som beskriver företaget, varför det finns till och vad som ska göras. Med andra ord: en beskrivning av affärsidén samt hur den ska realiseras. Trots att affärsplanen är grundläggande för att lyckas med ditt företagande, kan det vara svårt att veta hur du bygger en lyckad affärsplan. Vilka delar ingår i affärsplanen, hur kan den utformas på bästa sätt och hur kan vi säkerställa att den realiseras?

I korthet kan en affärsplan innehålla dessa delar:

  • Grundläggande sammanfattning av företagsinformation och vad företaget önskar uppnå. Företagsform, eventuella logotyper och visuella idéer till bolaget.
  • Affärsidé och affärskoncept. Här förklaras idén tydligt. I detta avsnitt är det vanligt att vision, mission och mål utvecklas.
  • Affärsmodell. Du ska kunna presentera hur företaget ska tjäna pengar och lyckas med affärsidén. Detta avsnitt kan inkludera hur intäkter dras in, upplägg för produktion av tjänster eller produkter m.m.
  • Beskriv produkten eller tjänsten genom att praktiskt förklara tillverkning, distribution, leverantörer m.m. Detta kan baseras på en marknads-, konkurrent-, eller omvärldsanalys som sätter er lösning i relation till er omvärld.
  • Marknadsföring och försäljning. En viktig del som ska förklara hur ni når ut till era kunder. Här kan ni göra en säljpipeline och inkludera olika aktiviteter som säkerställer att ni får leads på olika sätt. Här kan det passa att inkludera en kundanalys eller konkurrentanalys som belyser styrkor och svagheter, sådant som påverkar vilka sälj- och marknadsföringsaktiviteter ni gör. Kunden, som är det viktigaste för lyckade försäljningsprocessen, bör vara tydligt definierad – ni måste veta vilka kunder ni har för att kunna rikta era insatser korrekt. Utöver förståelse för kunden, och sälj mot kund, är det betydande att ha en konkret marknadsföringsplan. Alltså hur ni når kunderna. Det kan handla om de plattformar och kanaler ni använder, hur ni arbetar inbound/outbound.
  • Företagsstruktur och organisation. Det är viktigt att beskriva strukturen av bolaget, där ägarstruktur, ledarpositioner, intressenter mm tydliggörs. Här kan även dagliga organiseringen förklaras samt vilken kompetens som ni har in-house och ifall ni behöver extern stöttning.
  • Ekonomi. Inget företag fungerar utan förståelse för ekonomi. Ni måste kunna redovisa en ekonomiskt hållbar plan genom budgetering, eventuella investeringar och lån, företagets break-evens m.m. Redovisa även intäkter och kostnader, rörliga och fasta.
  • Slutligen ska ni kunna redovisa hur ni realiserar företagets mål. Vilka aktiviteter har ni för att nå era mål, vilka risker och utmaningar kan ni mötas av? Beroende på bolagets mognad, och av vilken anledning ni använder er affärsplan, kan ni inkludera olika bilagor som CV, olika nulägesanalyser och dokument som styrker affärsplanens avsnitt.

En väldetaljerad affärsplan är ett bra underlag om ni är i startskottet av er bolagsresa, eller för att attrahera investerare och finansiering. Men det är också ett bra underlag för företagets strategiska planering och dagliga operativa arbete. Planen, om den är välgjord, är realistisk, datadriven och flexibel för förändring och anpassning till nya marknadsförhållanden.

Vilka brister och utmaningar möter många när de bygger sin affärsplan?

Ett vanligt förekommande problem är att affärsplanen blir omfattande. Som enligt föregående avsnitt beskriver finns det många delar som kan inkluderas i en affärsplan. Många nystartade bolag vill ofta göra en så detaljerad affärsplan som möjligt, i syfte att legitimera sitt bolag och vinna trovärdighet bland investerare. Dessvärre kan en alltför omfattande affärsplan, oavsett bolagets mognad, resultera i att ingen läser dokumentet eller heller förstår den. I värsta fall är affärsplanen ett flera hundrasidigt dokument som försvinner i mängden av styrdokument. Och hur kan affärsplanen då uppfylla sitt syfte?

Här är en lista på vanliga brister och utmaningar vad gäller att bygga en affärsplan:

  1. På grund av dess komplexitet blir affärsplanen ett dokument som medarbetare har svårt att läsa, förstå och arbeta efter.
  2. Den blir så pass omfattande att den inte har en tydlig röd tråd.
  3. Svårigheter i att presentera värdeproportionen på ett enkelt, och framförallt tydligt, sätt. Därmed finns ingen tydlig positionering.
  4. Målen är otydligt definierade.
  5. Affärsplanen visar på bristande förståelse för marknaden och kunderna.

Riskerna med att ha en otydlig affärsplan kan permanent försämra resultat och långsiktig konkurrensförmåga, därför att företag drabbas av:

  • Mindre motivation och engagemang som försämrar företagskulturen.
  • Bortkastad energi och slöseri av resurser på företaget.
  • Missade tillfällen till innovation, tillväxt och lärande.
  • Upprepning av misslyckade strategier, som leder till villrådighet och initiativlöshet.
  • Lägre lönsamhet i företaget.

Hur hjälper vi företag att bygga en tydlig och strukturerad affärsplan?

Det är en finess att bygga en affärsplan, som dels omfattar de mest vitala bitarna av ett bolag och affärsidén, och som dels är strukturerad och lättkommunicerad. Efter 25 års erfarenhet av att ha arbetat med bolag i olika storlek, inom olika branscher och av olika struktur har vi därför hittat en modell för affärsplanen som är den mest optimala – vi kallar den för strategisk agenda. Vi har insett att det viktigaste är att folk förstår affärsplanen, mer än att den är omfattande, för att den ska kunna realiseras.

Vad är strategisk agenda?

Begreppet ”strategi” har sitt ursprung från Grekland och innefattar konsten att leda en trupp. I modern tolkning innebär ordet en slags handlingsplan för att nå ett uppsatt mål. Begreppet ”agenda” har sitt ursprung från latin och betyder att sätta något i rörelse och därmed driva på en plan som vägleder ett beteende. Den praktiskt sammanslagna betydelsen av strategisk agenda går därmed ut på att agera som en vägvisare i organisationen och driva utvecklingen i rätt riktning.

Den strategiska agendan är en modell som hjälper skala ner en omfattande affärsplan till ett ensidigt dokument. En plan som har en tydlig röd tråd och som är lätt att kommunicera till medarbetare. Den strategiska agendan lyfter de mest betydande delarna av en affärsplan och illustrerar bolaget på ett tydligt och enkelt sätt. Syftet med den strategiska agendan är att den ska kunna kommuniceras till såväl externa intressenter som medarbetare på ett enkelt sätt. Den handlar om att ta fram och synliggöra verksamhetens strategi eller affärsplan, samt bryta ner dessa till så få komponenter som möjligt.

Strategiska agendans komponenter

Inom strategi finns ett antal essentiella komponenter som alla kräver uppmärksamhet. Ofta illustreras den strategiska agendan på en illustrativ sida. Visserligen kan en strategisk agenda innehålla fler komponenter än de vi nämner nedan – se detta som en bra grund att utgå från. Alla bolag är olika, därmed kan den strategiska agendan också bli olik andra företag.

  • Vision – ett framtida önskvärt tillstånd, svara på frågan varför finns vi? Visionen skapar identitet och stolthet i första hand för medarbetarna.
  • Affärsidé – beskriver vad företaget gör och hur vi tjänar pengar. Affärsidén ska gärna beskriva och svara på tre frågor:
    • Vilka vi är (gärna på ett sådant sätt som särskiljer oss)?
    • Vad är vår produkt/tjänst?
    • Vilka är våra kunder?
  • Strategiska mål – beskriver vad verksamheten ska leverera inom olika perspektiv som är viktiga för företaget. Ekonomi kan vara ett sådant perspektiv. De strategiska målsättningarna kan brytas ner i inriktningsmål, samt långsiktiga mål som kan kvantifieras på ett tydligt sätt.
  • Strategiska fokusområden – stakar ut de aktiviteter som vi tillsammans behöver genomföra under det närmaste året, och som direkt påverkar våra strategiska målsättningar. De strategiska fokusområden kan sedan brytas ner i konkreta handlingsplaner som beskriver vem som ansvarar för aktiviteter och projekt som ska utföras, samt när de kommer att vara färdiga.

Tar vi bort någon av dessa komponenter kommer förvirringen i organisationen att öka och du minskar chansen att nå företagets mål.

Den strategiska agendan bidrar till enkelhet och minimalism i företags långsiktiga plan. Den ger en övergripande bild som genomsyrar hela organisationen, vilket skapaer tydlighet för medarbetare, speciellt vid implementering. Agendan bidrar även till tydligare uppföljning och styrning vid nya verksamhetsår. Den säkerställer att strategi blir en del av ert sätt att arbeta istället för en aktivitet som ledningen ägnar sig åt några gånger per år.

Vill du ha hjälp att bygga en strategisk agenda?

Basen för ett lyckat strategiarbete bygger på att skapa samsyn i ledningsgruppen som sedan involverar medarbetare på ett positivt sätt. Den strategiska agendan har utvecklats och förfinats av oss Kunskapspartner i över 25 år. Med en strategisk agenda som underlag skapas en tydlig strategi, struktur och styrning på ert företag. Genom att använda strategisk agenda år efter år lär sig ledningen och organisationen alltmer att kunna identifiera och fokusera på rätt frågor, faktorer och svar som hjälper dem vidare i utvecklingen av verksamheten.

Du kan arbeta med den strategiska agendan på olika sätt. Vi kan hjälpa er i ett mindre projekt som en workshop, där vi gemensamt skapar struktur med en strategisk agenda. Med en workshop som fokuserar på att skapa tydlighet i er strategi och affärsplan, kan vi hjälpa er att komma igång med framtagningen av en strategisk agenda som är anpassad efter er verksamhet. Vi ansvarar för all planering, upplägg, genomförande och dokumentation så att ni kan fokusera på utförandet. Vi blandar teori med diskussioner och använder oss av kreativa processledningsmetoder för att skapa dynamik och intresse.

Har ni ett behov av att arbeta med er strategi och affärsplan mer ingående kan vi arbeta med den strategiska agendan i ett utvecklingsprojekt. Där får du, tillsammans med ditt team, möjlighet att göra en heltäckande analys av ert bolag för att skapa en väl anpassad affärsplan. Arbetet löper över några månader och under processen får ni expertrådgivning och stöd.

Här kan du läsa om den strategiska agendan som ett utvecklingsprojekt. Vill du få en övergripande förståelse för sambandet mellan strategi, kultur och organisation kan du läsa denna artikel.