Hur du genomför en styrelseutvärdering

Styrelseutvärderingar är nödvändiga för många företag. En lyckad styrelseutvärdering kan hjälpa företag att strukturera, prioritera och lägga upp strategier för framtida arbete. Utvärderingen kan således hjälpa verksamheten styra i en strategisk framtida riktning. Det är dock få som förstår det värde en utvärderingsprocess kan skapa. Det finns flera sätt att genomföra en styrelseutvärdering på. I den här artikeln presenterar vi fyra exempel och ger dig tips för hur du bäst genomför en lyckad utvärdering.


Olika typer av styrelseutvärderingar 

Framgångsrika styrelseutvärderingar är avgörande för att en styrelse ska fungera, vilket gör det till en nödvändig aktivitet för de flesta företag. Själva utförandet kan göras på olika sätt vilket illustreras nedan:

Intern och fysiskt på plats: 

En intern utvärdering på plats görs av styrelseledamöterna själva. Utvärderingen kan ske i form av en intervju eller möte där ämnen öppet diskuteras. Denna utvärdering måste förberedas noggrant för att generera handlingsbara resultat. En risk med denna typen av utvärderingar är att styrelsemedlemmar drar sig från att diskutera känsliga ämnen och information eftersom att formatet gör det svårt att vara anonym. Dessutom kan denna typ av utvärdering vara tidskrävande då den kräver grundliga förberedelser och bearbetning av resultaten i efterhand.

Extern och fysiskt på plats: 

Externa utvärderingar som görs på plats innebär att en tredje part tas in. Vanligtvis sker det genom ett konsultföretag vilka genomför intervjuer med enskilda styrelseledamöter. De kan även tillhandahålla enkätformulär som fylls i av styrelseledamöterna. Sammantaget är det likt den interna, fysiska utvärderingen på det sätt som den genomförs. Den externa och fysiska utvärderingsformen säkrar desto mer transparenta resultat då den administreras av en opartisk sida. En nackdel med formatet är att det ofta kräver en stor ekonomisk investering och lämpar sig därmed inte väl för små och medelstora företag där budgeten ofta är knapp.

Intern och digital: 

Dessa utvärderingar skapas och genomförs internt av styrelseledamöterna. Den interna, digitala utvärderingen görs ofta som en online undersökning med hjälp av verktyg som Surveymonkey eller Google-survey. Ett digitaliserat format av utvärderingar förenklar utvärderingsprocessen av resultaten. Ytterligare en positiv aspekt är att alla deltagare kan svara anonymt vilket säkerställer säkra och pålitliga resultat. Att skapa och analysera utvärderingar internt kan däremot göra det svårt hålla sig neutral i presentation av resultatet.

Extern och digital: 

En extern, digital utvärdering görs med hjälp av en tredje part som både skapar utvärderingen och bearbetar resultatet. Genom att utföra en extern, digital utvärdering får du fördelarna med den externa personliga utvärderingen, ökad transparens, och den interna digitala utvärderingen som ger deltagarna full anonymitet. Detta är även en lösning som befriar det egna företaget från besväret att själva behöva skapa och bearbeta materialet. Denna lösning kräver mer resurser än en intern utvärdering, däremot kommer den externa, digitala lösningen att vara betydligt billigare än den extern-fysiska. En nackdel med en extern-digital utvärdering är att den ofta saknar djupintervjuer med varje styrelsemedlem.

De viktigaste faktorerna för en lyckad utvärdering

Som beskrivs i avsnittet ovan kan en styrelseutvärdering genomföras på flera sätt. I nästkommande avsnitt täcker vi även in viktiga steg i själva utvärderingsprocessen. Nedan har vi listat de viktigaste delarna att tänka på:

1. Kommunicera värdet och syftet med utvärderingen 

Se till att alla styrelseledamöter är medvetna om fördelarna med utvärderingen. Det innebär att du kommunicerar anledningen till att utvärderingen görs och vad ni strävar att uppnå med resultatet. Genom att göra det ökar du chansen att resterande medlemmar är medgörliga inför uppgiften och att du får konkreta resultat. När utvärderingen är korrekt gjord kan resultaten infogas i ett arbetsdokument som beskriver viktiga förbättringsområden.

2. Presentera resultaten tydligt 

För att ta handlingskraftiga beslut baserat på resultatet från utvärderingen är det avgörande att presentera resultaten så att samtliga styrelsemedlemmar förstår dem. Detta kan göras genom att illustrera data på olika sätt. Vi rekommenderar därför starkt att du använder grafiska bilder för att illustrera resultaten. Siffror som konkretiseras till bildmaterial ger bättre förståelse.

3. Gör en handlingsplan 

Det är en sak att utföra en utvärdering och det är en helt annan att vidta åtgärder baserat på resultaten. Vi rekommenderar att identifiera fem viktiga förbättringsområden för den kommande perioden och implementera en handlingsplan för hur de aktuella problemen ska lösas. Detta ger en tydlig riktning och en bra struktur för att systematiskt förbättra ditt styrelsearbete. Det ideala sättet att göra det på är i ett workshopformat där alla inblandade styrelsemedlemmar träffas och diskuterar. Att diskutera tillsammans kommer att öka engagemanget och arbetet kommer anpassas efter teamet.

4. Uppföljning för att säkerställa långsiktiga resultat 

Det är viktigt att det finns ett etablerat riktmärke att jämföra resultatet med. Genom att använda samma frågor varje gång bedömningen görs kan styrelsen enkelt följa upp mål och mål på ett strukturerat sätt. Detta gör det även lättare att skapa sig en uppfattning av hur det har gått för styrelsen historiskt. 

Att ha dessa fyra strategiska komponenter i åtanke när du genomför styrelseutvärderingar kommer sannolikt att ha en positiv inverkan. På kort sikt kommer komponenterna att hjälpa till att organisera ert dagliga arbete, medan det på lång sikt kan hjälpa till att bygga en stabil och strategisk struktur. 

”Vi har inte tid för att genomföra en styrelseutvärdering…”

Det är en kommentar vi ofta hör när vi pratar med kunder. Vårt enkla motargument är vanligtvis ”Du har inte tid att ignorera att genomföra en styrelseutvärdering”. Styrelser har ofta snäva tidsplaner. När de träffas är det viktigt att vara effektiva. Genom att ha en handlingsplan som bygger på underlag från utvärderingen blir era prioriteringar tydligare. Dessutom kommer ni att bli betydligt effektivare när ni träffas och arbetar med styrelsens komplexa frågor.

Rusta ditt företag för framgång 

Förhoppningsvis har du förstått vikten av en väl genomförd styrelseutvärdering och är redo att ta de första stegen mot förbättrad effektivitet i din styrning. Kunskapspartner har arbetat med strategisk verksamhetsutveckling i över 20 år och kan guida dig genom processen. Vi erbjuder även andra tjänster för dig som har tillväxtambitioner, vilket du kan läsa mer om här och här. Om du vill lära dig mer om företagsstyrning kan vi rekommendera Governance@work som hjälper dig i frågor om styrelseutvärderingar. Governance@work har även en blogg som ständigt uppdateras med kunskap om ämnet.