26 mars 2024

Hur kan vi jobba med OKR i vår organisation?

Tänk dig en organisation där varje teammedlem inte bara förstår organisationens övergripande mål utan också ser hur deras individuella arbete bidrar till dessa mål. Detta är kärnan i OKR – ett ramverk som hjälper organisationer att definiera och följa upp mål på ett sätt som främjar tillväxt, lärande och kontinuerlig förbättring. OKR består av två delar: Objektiv (Objectives) som definierar vad som ska uppnås, och Nyckelresultat (Key Results) som kvantifierbart mäter framsteg mot dessa mål. I denna artikel dyker vi ner i betydelsen av OKR, hur det används rent praktiskt, dessutom gör vi en jämförelse med andra ramverk för målsättning. 

OKR – ett verktyg som hjälper er mot framgång

Målsättning inom organisationer är avgörande eftersom det ger en tydlig riktning och fokuserar ansträngningarna mot gemensamma mål. Genom att etablera specifika, mätbara och tidsbundna mål kan organisationer motivera sina anställda, förbättra deras prestationer och öka deras engagemang. Det skapar en känsla av syfte och tillhörighet, där varje individ förstår sitt bidrag till företagets framgång. Genom att utmana team att sträva efter högre prestationer och effektivitet främjar OKR innovation och kontinuerlig förbättring. I en snabbt föränderlig affärsvärld, hjälper en tydlig målsättning organisationer att anpassa sig och navigera mot långsiktig framgång. Just målsättning är ett välforskat område inom management teorier och mycket forskning visar att målsättning är ett effektivt sätt att engagera och effektivisera organisationer.

OKR:s ursprung

OKR:s kom till 1954 när Peter Drucker, ofta ansedd som en ledande managementfigur, publicerade ”The Practice of Management”, där han myntade grunden till OKR, som då kallades för MBO (Management by Objectives). Drucker insåg att chefer ofta fastnade i en ”aktivitetsfälla”, vilket skymde sikten mot företagets bredare visioner. I sin bok syftar han till vikten av att ha tydliga mål för att undvika detta. Men med tiden visade sig svagheterna i Druckers MBO, och filosofin blev föråldrad. Enligt kritiker var MBO en modell som enbart fokuserade på mål som kvantitativa, och som inte tog medarbetare i beaktning. 

Övergången från MBO till OKR

På 1970-talet tog Intel-VD:n och OKR-pionjären Andy Grove tillbaka idén om målsättningsramverk. Från grunderna i MBO, förbättrade han ramverket och kombinerade tillsammans med nyckelresultat, vilket skapade det vi idag känner som OKR. För Grove var nyckelresultatens roll att underlätta uppnåendet av mål och göra resan dit mer transparent. Ideerna populariserades senare av John Doerr, en av de tidiga investerarna i Google. Den nya metoden bygger på tanken att genom att sätta ambitiösa mål (objectives) och tydligt definiera mätbara framgångsfaktorer (Key Results), kan organisationer skapa en kultur av ansvar, transparens och samarbete.

Ett centralt koncept inom OKR är att skilja på vad som bör uppnås (objectives) och hur vi vet att vi har uppnått det (Key Results). Detta skiljer sig från traditionella prestationsmått som ofta fokuserar på output snarare än resultat. En annan viktig aspekt är kadens eller rytmen, där OKR vanligtvis sätts på kvartalsbasis för att tillåta snabb justering och iteration.

Såhär använder du OKR

Implementeringen av OKR börjar med en tydlig förståelse av organisationens vision och strategiska mål. Härifrån definierar ledningen årliga och kvartalsvisa Objectives som speglar vad organisationen strävar efter att uppnå. Dessa mål bryts sedan ner i specifika, kvantifierbara Key Results som kan mätas under kvartalets gång.

Ett framgångsrikt införande av OKR kräver engagemang från toppen och ner, regelbunden uppföljning och öppenhet i kommunikationen. Det är också viktigt att skapa en kultur där misslyckanden ses som en del av lärandeprocessen, snarare än något negativt.

Ett konkret exempel

Låt oss illustrera konceptet med OKR genom ett konkret exempel som belyser dess praktiska tillämpning inom en organisation. Föreställ dig ett teknikföretag som vill förbättra sin kundsupport för att öka kundnöjdheten. Ett OKR för detta syfte kan se ut på följande sätt:

Objektiv: Förbättra kundsupportupplevelsen för att öka kundnöjdhet.

Nyckelresultat: 

  • Minska genomsnittlig svarstid för kundförfrågningar från 24 timmar till 8 timmar.
  • Öka kundnöjdhetsscoren från 70% till 90% enligt kundnöjdhetsundersökningar.
  • Implementera en ny kundtjänstplattform för mer effektiv ärendehantering.
  • Utbilda kundtjänstteamet i konflikthantering och kundvård, med målet att 100% ska genomgå utbildningen.

Detta OKR är tydligt och mätbart, vilket ger en definierad väg för teamet att följa. Genom att minska svarstiden och implementera en ny plattform adresseras konkreta åtgärder för att förbättra kundsupporten. Utbildning i konflikthantering och kundvård säkerställer att teamet har de verktyg som krävs för att effektivt hantera kundinteraktioner. Ökningen av kundnöjdhetsscoren är det slutliga beviset på att målet har uppnåtts, vilket visar hur OKR inte bara sätter fokus på specifika initiativ utan också på det övergripande resultatet för organisationen.

Jämförelse med andra ramverk för målsättning 

OKR skiljer sig från andra målsättningsramverk som KPIer (Key Performance Indicators) och SMARTA mål (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda) i flera viktiga avseenden, samtidigt som det finns möjligheter för dessa system att komplettera varandra. I detta avsnitt kommer vi att jämföra OKR mot andra ramverk för målsättning. 

KPIer

Medan OKR och KPIer båda är verktyg för att mäta framsteg och prestation, tjänar de olika syften. KPIer, å ena sidan, är ofta mer specifika, kvantifierbara mätvärden som används för att övervaka organisationens prestanda mot fördefinierade mål. De är utmärkta för att mäta pågående verksamhetsprocesser men erbjuder inte samma fokus på tillväxt och förbättring som OKR.

OKR, å andra sidan, är mer dynamiskt och fokuserar på att sätta och uppnå ambitiösa mål som kan driva organisationen framåt. Medan KPIer kan ingå som en del av ett Key Result, handlar OKR om att sträva efter större mål som kan förändra riktningen för en organisation. Genom att använda OKR tillsammans med KPIer kan organisationer balansera behovet av att övervaka löpande prestanda med strävan efter kontinuerlig förbättring och innovation.

OKR jämfört med KPIer

  • Fokus och syfte: OKR fokuserar på att sätta och uppnå specifika mål som driver organisationen framåt. Det är dynamiskt och motiverar team att sträva efter förbättring och innovation. KPIer, å andra sidan, används främst för att mäta löpande prestanda mot fördefinierade standarder eller mål, vilket ger en mer statisk bild av prestanda.
  • Flexibilitet: OKR uppmuntrar till regelbunden översyn och justering av mål för att anpassa sig till förändrade omständigheter, vilket gör det mer anpassningsbart än KPIer som ofta är fastställda och ändras mindre frekvent.
  • Ambitionsnivå: OKR tillåter organisationer att sätta ambitiösa mål som kan tyckas vara en utmaning att uppnå, vilket främjar tillväxt och innovation. KPIer tenderar att fokusera på uppnående av mer realistiska och förutsägbara resultat.

SMARTA mål

SMARTA mål utgör en effektiv metod för att sätta tydliga och uppnåbara mål inom alla typer av organisationer och projekt. Genom att följa principerna bakom akronymen SMARTA – Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsbestämda – kan individer och team skapa en stabil grund för framgång.

För att ett mål ska anses vara specifikt, krävs det att det är väldefinierat och klart uttrycker vad som ska uppnås. Det mätbara kriteriet säkerställer att framsteg och uppnåendet av målet kan kvantifieras, vilket gör det möjligt att spåra och utvärdera framgången över tid. Acceptans är avgörande eftersom ett mål behöver ha stöd och engagemang från alla berörda parter som ska arbeta mot målet, för att öka sannolikheten för att det genomförs. Realistiska mål tar hänsyn till de resurser och den tid som är tillgänglig, och ser till att målen är utmanande men ändå möjliga att uppnå. Slutligen betonar det tidsbestämda elementet vikten av att ha en klart definierad tidsram, vilket hjälper till att skapa en brådskande känsla och främjar en effektiv tidsplanering.

OKR jämfört med SMARTA mål

  • Struktur: Både OKR och SMARTA mål betonar betydelsen av att ha specifika och mätbara mål. Dock, OKR lägger till ett lager av att knyta varje mål till konkreta nyckelresultat som indikerar framgång, medan SMARTA mål fokuserar på att enskilda mål uppfyller vissa kriterier.
  • Flexibilitet: OKR är flexibla och uppmuntrar till periodisk revidering för att återspegla lärande och förändringar i strategisk riktning. SMARTA mål, å andra sidan, sätts oftast med en specifik tidsram i åtanke och kan vara mindre benägna till justeringar.
  • Skalbarhet: OKR är utformade för att skala över hela organisationer, med mål som kan länkas vertikalt och horisontellt över olika team och avdelningar. SMARTA mål kan tillämpas på både individ- och teamnivå men saknar ofta den inbyggda mekanismen för att länka mål över en större organisation.

Trots dessa skillnader kan OKR, KPIer och SMARTA mål användas tillsammans effektivt. KPIer kan till exempel fungera som nyckelresultat inom ett OKR, där de ger kvantifierbara mått på framsteg mot ett övergripande mål. SMARTA mål kan tjäna som grund för utformning av både Objectives och Key Results inom OKR-ramverket, som ett säkerställande att varje mål är väldefinierat och åtgärdande. Kombinationen av dessa ramverk kan erbjuda en balans mellan långsiktiga ambitioner och kortsiktiga prestandamål och därmed skapa en mer omfattande strategi för målsättning.

Hur OKR kan appliceras för utveckling

OKR erbjuder en kraftfull ram för att driva framsteg och innovation inom organisationer. Genom att kombinera ambitiösa mål med tydliga, mätbara framgångsfaktorer, kan organisationer skapa en kultur av ansvar och kontinuerlig förbättring. När OKR används tillsammans med KPIer, får organisationer det bästa av båda världar: förmågan att övervaka löpande prestanda samtidigt som de strävar efter betydande framsteg och förändring.

För att lyckas med OKR krävs det mer än bara att införa ett nytt system; det kräver en förändring i hur organisationer tänker på mål, framsteg och framgång. Det är en resa som inte alltid är lätt, men de organisationer som omfamnar OKR kommer att finna att de är bättre rustade att navigera i en ständigt föränderlig värld, och är redo att ta sig an framtidens utmaningar med fokus.

Den fördelen kan visa sig på flera sätt. Den kan yttra sig som:

  • Ökade försäljningssiffror och intäkter
  • Att slutföra projekt snabbare och snabbare produktutveckling
  • Minskad behov av att anställa fler medarbetare
  • En arbetsmiljö med mindre stress och mindre hektisk
  • För en startup är snabbhet avgörande. Målsättning gör att viktiga initiativ händer snabbare — och utan utbrändhet. Att lära sig sätta effektiva mål kan vara skillnaden mellan en startups framgång och misslyckande.

När det görs väl kan mål avsevärt öka prestationen. I arbetskontexten kan det betyda betydande förbättringar för affärsresultaten.

Hur kan vi hjälpa dig?

På Kunskapspartner har vi lång erfarnhet av att hjälpa företag förbättra sina verksamheter, däribland genom implementering av olika målsättningsramverk. Behöver ditt företag hjälp med er målsättning eller att strukturera upp handlingsplaner? Kontakta oss så berättar vi gärna mer om hur vi kan hjälpa dig!