Performance management för bättre bolagsstyrning

Performance management är en viktig process för en organisation. Det innebär att sätta upp tydliga mål, övervaka framsteg och ge feedback för att hjälpa anställda att nå sin fulla potential. Inom en styrelse är performance management av betydelse eftersom det bidrar till att säkerställa att organisationen rör sig i rätt riktning och uppnår sina mål. I den här artikeln kommer vi att utforska vikten av performance management för styrelser och även ge tips på hur ni säkerställer en fungerande process för performance management.

Vad är performance management?

Performance management är en process som organisationer använder för att bedöma och förbättra sina anställdas prestationer. Det är en process som säkerställer att en organisation kopplar samman företagets uppdrag med personalens arbeten. Metoden syftar till att utveckla de anställda så att de kan förbättra sina prestationer och utföra sina arbetsuppgifter bättre. Detta kräver en anpassning mellan arbetstagarens ansträngningar och organisationens mål. Således kännetecknas performance management av kontinuerlig och välfungerande kommunikation mellan chefer och anställda.

Vad är syftet med performance management?

Syftet med performance management är att förbättra de anställdas färdigheter som är direkt relaterade till att förbättra deras jobb. Detta innefattar bl.a. följande:

• Mätning eller utvärdering av de anställdas prestationer mot fastställda standarder.
• Att hjälpa de anställda och säkerställa att de har utvecklingsmöjligheter.

Eftersom performance management är en process som syftar till att sammansvetsa individen och teamets mål med organisationens, kan det även betraktas som en strategisk process. Performance management appliceras vanligen i nivån mellan anställda och chefer. Det är dock lika viktigt, om inte som allra mest betydande, att denna process fungerar högre upp i organisationen, det vill säga i styrelsen; i slutändan är det styrelsens strategier och mål som påverkar resten av organisationen. Om styrelsen skapar tydliga mål och en övergripande förståelse för vad som prioriteras för organisationen skapas också goda möjligheter för medarbetarna att prestera efter sina bästa förmågor.

Hur är performance management tillämplig för styrelser?

Performance management är alltså tillämplig för styrelser, även om det som tidigare nämnts är mer förekommande i de operativa nivåerna i en organisation. Som det styrande organet inom ett företag är det styrelsens ansvar att se till att företaget uppfyller sina mål och målsättningar. Detta kan göras genom att använda tekniker för performance management, till exempel genom att fastställa resultatmål och att regelbundet övervaka och utvärdera företagets framsteg i strävan mot uppsatta mål. Genom att använda performance management kan styrelsen bidra till att företaget rör sig i rätt riktning och vidtar de åtgärder som krävs för att lyckas.

Vilka är fördelarna med performance management inom en styrelse?

Den största fördelen med att använda performance management för styrelser är att det kan bidra till att förbättra styrelsens övergripande effektivitet. Genom tydliga målsättningar och att regelbundet utvärdera styrelseledamöternas prestationer i förhållande till dessa mål kan organisationen se att styrelsen arbetar mot organisationens strategiska mål. Dessutom kan performance management bidra till att identifiera utvecklingsområden där styrelseledamöterna kan behöva ytterligare utbildning eller stöd för att förbättra sina individuella prestationer. I slutändan kan detta leda till skarpare beslutsfattande och ledarskap på styrelsenivå, vilket följakligen ökar chanserna för företagets framgång.

5 steg för att bygga upp effektivt performance management

I följande avsnitt beskrivs fem steg som du kan följa för att säkerställa en fungerande process för performance management.

1. Skapa en visionslista

Steg ett handlar om vad. Vad vill vi som team eller styrelse uppnå? I detta skede är det därför viktigt att alla medlemmar i ett team eller en styrelse lyfter fram sina insikter om vad som fungerar och vad som inte fungerar. Alla bör delta och ge minst ett förslag för vad som behöver göras eller som kan effektiviseras. Det andra steget är att rangordna vad som är mest väsentligt för företaget just nu. När ni har gjort detta bör ni ha en lista med 5-15 saker som kan åtgärdas, skrivna i prioritetsordning.

2. Ange dina mål

Steg två handlar om hur. Hur behöver vi agera för att uppnå målen från vår visionlista?  För att besvara detta skrivs handlingsbara aktiviteter för samtliga mål. Detta ska säkerställa att klyftan mellan vision och verklighet minskar. Det konkretiserar även vad som aktivt görs för att uppnå mål i linje med vår vision. Dessa aktiviteter bör vara tillräckligt specifika för att skrivas om till ”att-göra-uppgifter”. De kan sedan tillskrivas en eller flera personer med en tidsram för när aktiviteterna bör slutföras.

3. Mät dina resultat

I det här steget bör vi ha en lista med handlingsbara to-do’s och samtliga medlemmar bör veta vad de ska arbeta med för att uppnå målen. När mål och målsättningar har fastställts är det viktigt att regelbundet övervaka och utvärdera styrelsens arbete för att se till att det går i linje med de gemensamma målen. För att utvärdera mål och handlingar kan man använda prestationsmått som finansiella indikationer, kundnöjdhetsnivåer eller andra mått som visar på framgång.

4. Ha resultatdiskussioner, ge feedback och stöd

Detta steg handlar om att övervaka arbetsprocessen. Detta kan göras genom att ha organiserade och konstruktiva möten. Under mötena bör samtliga styrelseledamöter beskriva hur arbetsprocessen har gått sedan det senaste mötet och ifall målen har följts upp som planerat. Syftet med dessa möten är att sänka tröskeln för att nå målen, de bryts alltså ned i mindre beståndsdelar. Det finns utrymme för reflektion för oförutsedda händelser. Mötena kan även skapa ett forum för stöd i arbetsprocessen där nya målsättningar kan fastställas inför nästa möte.

Här är tre tips på hur du kan få dessa möten att få en verklig effekt:

• Mötena måste äga rum på en förutbestämd och regelbunden basis. För vissa styrelser behöver mycket arbete att göras inom ett kort tidsintervall. Det kan därför vara bra att ha dessa samtal en gång i månaden. Medan för andra styrelser finns utrymme för längre tidsperioder, där kvartalsmöten är lämpligt.
• Varje mål måste ägas av någon och ägaren till ett mål är ansvarig för att det fullföljs.
• Det måste vara möjligt att mäta resultaten av ett mål.

5. Erkännande och firande

Det är lärorikt att ha ett system där framgångsrika lösningar erkänns och firas tillsammans i styrelsen. Detta är ett koncept som skapar positiv laganda och kan sammansvetsa styrelsen. Det kan även lägga en grund för att samtliga medlemmar vill vara delaktiga i att fortsätta driva processen framåt i en positiv riktning.

Hur kan jag implementera performance management?

Om du är medlem i en styrelse och behöver stöttning eller mer information för hur ni kan driva ert styrelsearbete framåt kan vi på Kunskapspartner hjälpa till! Vi erbjuder stöttning inom strategisk affärsutveckling där vi hjälper till med strategi, struktur och styrning.

Vill du dessutom göra en snabb bedömning av det aktuella läget i din styrelse har Attitudes@Work ett test som tar mindre än två minuter att genomföra. Testet ger dig en insikt i din styrelses nuläge och gör det möjligt att reflektera över din styrelses effektivitet. Länk till testet hittar du här. Om du är i behov av en mer djupgående analys erbjuder Attitudes@Work styrelseutvärderingar som i slutändan hjälper dig och ditt team att optimera styrelsearbetet, nu och i framtiden.