Skapa en Strategisk agenda för verksamheten 

Vad är en Strategisk agenda och vad ska den innehålla för att vägleda dina medarbetare på bästa sätt? Vi reder ut begreppet och ger dig handfasta tips.

När företag utvecklar sina strategier är den största utmaningen att göra strategin begriplig för alla i verksamheten. En strategiutveckling bör göras begriplig eftersom det begripliga går att använda praktiskt.

Att ledningsgrupper spenderar tid på företagets strategi är ett bra initiativ om man önskar få en bättre struktur i sitt arbete och nå ut till medarbetare med sin strategiska målbild. Huvudfokus i ett strategiprojekt bör därmed gå ut på att förenkla för medarbetare och göra saker begripliga genom att ta fram en Strategisk agenda.

Ordet strategi betyder ursprungligen ”konsten att leda en trupp”. Med agenda menas att någonting sätts i rörelse och drivs på. En plan och/eller ett mål som vägleder ett beteende. I en verksamhet är det ofta kopplat till en handlingsplan som har stor betydelse för hur en verksamhet ska nå ett uppsatt mål. Kort och gott kan Strategisk agenda översättas till: Företagets övergripande plan som ska vägleda medarbetarna i det dagliga arbetet.

Vad ska ingå i en Strategisk agenda?

Efter flera års forskning kompletterat med praktiskt arbete med över 100 företag, finns det en vildvuxen terminologi och begreppsflora relaterat till begreppet strategi och dess innebörd. Därigenom bör en strategisk agenda ha så få antal komponenter som möjligt, men tillräckligt många för att vägleda en hel organisation på resan framåt. Dessa är:

Vision 

Vision är ett framtida önskvärt tillstånd och svaret på frågan: Varför finns vi? Visionen skapar identitet och stolthet i första hand för medarbetarna.

Affärsidé

Affärsidén beskriver vad företaget gör och hur företaget genererar intäkter. Den ska besvara frågorna:

  1. Vilka är vi och vad särskiljer oss från andra i samma bransch?
  2. Vilken är vår produkt? (en kombination av varor och tjänster)
  3. Vilka är våra kunder?

Fokusområden

Fokusområden syftar till de initiativ eller teman som är viktigast för att hela verksamheten ska förflyttas i en önskvärd riktning de kommande åren. Exempel på strategiska teman kan vara digitalisering eller hållbarhet, som är vanligt förekommande fokusområden bland verksamheter idag.

Övergripande mål

Övergripande mål är viktiga för verksamhetens utveckling. Ett övergripande mål kan exempelvis röra de aktiviteter och processer som leder fram till verksamhetens ekonomiska resultat.

Key performance indicators (KPIer)

Målen brukar vara kopplade till verksamhetens fokusområden som sedan brytas ner i KPIer (hur vi mäter och följer upp).

Eftersom den strategiska agendan ska vägleda medarbetare i det dagliga arbetet, så finns det en finess i att hålla den strategiska agendan kort, tydlig och koncis. Verksamheter har ofta en lång och komplicerad affärsplan på 50-100 sidor.

Om affärsplanen förenklas ned  i en strategisk agenda med minst antal komponenter som behövs kan varje medarbetare förstå var verksamheten är på väg och på vilket sätt hen bidrar. Tas någon av komponenterna bort kan förvirringen i organisationen öka. Byggs det på med fler strategikomponenter kan förvirringen också öka.

Hur utför man ett strategiprojekt?

En strategi ska besvara frågorna:

  • Var är vi idag?
  • Vart vill vi?
  • Hur tar vi oss dit?

Ledningsgruppen har oftast i uppgift att ta fram mål för verksamheten och se till att dessa nås med hjälp av bra styrning. Att tidigt avsätta mycket tid för den strategiska planeringen kommer att löna sig i det långa loppet. Företag som går direkt på de operativa planerna genom att revidera företagets verksamhets- och budgetplaner riskerar att tappa riktning, styrfart och fokus.

Det finns ett citat hämtat från Alice i underlandet som säger: ”Om du inte vet vart du ska, spelar det ingen roll vart du springer. Tids nog kommer du någonstans”. Att börja springa innan alla pusselbitar är på plats är alltså ingen god idé för en verksamhet.

Använd gärna den tidigare affärsplanen som underlag och arbeta dig från toppen till botten genom att utvärdera långsiktiga komponenter som vision och affärsidé. Titta därefter på de mer kortsiktiga komponenterna som verksamhetens affärsområden och de målsättningar som mäter hur ni ska prestera.

När den strategiska planeringen är färdig, kan ni bryta ner den till operativa mål och handlingsplaner för varje avdelning. Ledningsgruppens involvering är avgörande för implementationen av strategin. Än mer viktigt är det att engagera medarbetarna i arbetet. Vi rekommenderar att strategin utformas till ungefär 80 procent och att den sedan kommuniceras på bredden i verksamheten, innan de sista pusselbitarna läggs på plats.

Genom att involvera medarbetarna skapas tillhörighet, ägandeskap och en naturlig övergång när de operativa planerna ska implementeras i verksamheten. Slutligen ska de strategiska och operativa planerna godkännas av chefer och ibland styrelse. Tänk på att den strategiska planeringen ska leda till både lång- och kortsiktig lönsamhet. Brister i åtgärdsplanen för den kortsiktiga lönsamheten kan leda till utmaningar för verksamheten. Om företagets plan däremot innehåller både kortsiktiga åtgärder och långsiktiga strategier som är lönsamma, har du goda utsikter att lyckas.