Processkartläggning

Vad är syftet med en processkartläggning?

För allt fler företag spelar kortare ledtider och snabbare reaktioner på kundernas behov en avgörande roll för framgång. För att effektivisera dessa delar av verksamheten, kan det finnas ett värde att se över företagets processer eller utföra en processkartläggning. Syftet med en processkartläggning är att hitta betydande verksamhetsförbättringar som kan bidra till motiverade och engagerade medarbetare, samt en bättre lönsamhet.

Varför behövs en processkartläggning?

En processorienterad verksamhet kräver en organisation som är lyhörd, snabb och flexibel, på ett sätt som den traditionella funktionsorganisationen har svårt att leva upp till. Att företag är uppbyggda av olika funktioner är välbekant för de flesta av oss. Varje funktion har ofta ett resultat-ansvar och strävar därför efter att optimera sin egen verksamhet, vilket inte alltid gagnar företaget som helhet. Processer har däremot förmågan att främja helheten genom att ta hänsyn till produkter och tjänster som flödar i en horisontell kedja tvärs över organisatoriska enheter.

Vid varje överlämningspunkt uppstår lätt effektivitetsförluster. För de flesta företag är det därför effektivare att organisera företaget utifrån ett processynsätt.

Vad kan processkartläggning bidra till?

Processynsättet hjälper oss att:

Se verksamheten ur kundens perspektiv
Skapa en helhetsförståelse för vad som görs i organisationen
Tydliggöra hur organisationens olika delar samverkar

Kunskapspartner bättre beslut i strategiska frågor

Kunskapspartner_hållbarhetsstrategi_miniatyr

Hur utförs en processkartläggning?

Tre övergripande frågor för att utföra en processkartläggning

Det viktigaste att tänka på när ert företag arbetar med en processkartläggning av verksamheten är att tänka utifrån kundens perspektiv och det mervärde vi skapar till våra betalande kunder. Detta är en oerhört viktig komponent, eftersom vi ska försöka eliminera de steg som inte skapar direkt kundnytta. Med kunden i fokus är arbetsprocessen för en processmodell uppbyggd kring tre övergripande frågor:

Vilka är våra kunder?
Vilket värde adderar vi till våra kunders verksamhet?
Hur ska vi arbeta för att uppfylla våra kunders behov och önskemål?

Tre typer av processer att ta hänsyn till vid en processkartläggning

Därtill finns tre olika tre typer av processer att ta i beaktning, nämligen;

huvudprocesser (eller kärnprocesser), stödprocesser och ledningsprocesser. Samtliga tre typer av processer är viktiga för verksamheten, och bör analyseras vid en processkartläggning. Dels för att få helhetsperspektivet, men även för att definiera överlämningar eller kopplingar mellan olika processer.

För att kunna definiera dessa processer, är det även viktigt att känna till vilken detaljnivå som man vill utföra kartläggningen på. Ska kartläggningen endast göras på övergripande nivå, eller ska vi ner på en mer detaljerad nivå för att beskriva arbetsrutiner? Vår rekommendation brukar vara att förenkla så mycket som möjligt för att tydliggöra helheten i verksamheten.

Hur går workshoppen i processkartläggning till?

På Kunskapspartner har vi arbetat med processer i över 20 år. Oftast görs en processkartläggning med flera arbetsmöten och workshops för att driva ett företag till att bli en processorienterad verksamhet. Med en workshop i processkartläggning kan vi erbjuda en möjlighet för ert företag att komma igång med en processorienterad modell och kartlägga de övergripande huvudprocesserna i verksamheten. Vill ni däremot gå ner på djupet och arbeta vidare med stödprocesser och ledningsprocesser i detalj, kan det krävas fler arbetstillfällen för att få det i hamn.

Med en workshop inom temat processkartläggning erbjuder vi en konkret, strukturerad och utmanande workshop i syfte att öka ert företags kunskap om temat processer och processkartläggning. Vi hjälper er att komma igång med processorientering i bolaget och ansvarar för all planering, upplägg, genomförande och dokumentation så att ni kan fokusera på att förbättra era processer. Vi blandar teori med diskussioner och använder oss av kreativa processledningsmetoder för att skapa dynamik och intresse.

Processkartläggning steg för steg

Vid det första arbetsmötet brukar vi rekommendera att börja kartläggningen på 10.000 m höjd, där vi synliggör verksamhetens huvudprocesser på en konceptuell nivå (nivå 1).

Därefter går vi ner på 5000 m höjd där vi kan se byggstenarna i varje huvudprocess och hur dessa länkas samman i ett arbetsflöde.

När vi kommer ner till 2500 m höjd bryter vi ned varje delprocess i aktiviteter och då ser vi också vem som utför vad. Slutligen på marknivå skriver vi tydliga arbetsrutiner för varje aktivitet.

Kunskapspartner_data-som-en-strategisk-resurs

Vad är resultaten efter en workshop i processkartläggning?

En processkartläggning av ert medelstort företag kan ta ca tre till nio månader att genomföra. Det brukar vara ledningens huvuduppgift att identifiera huvud- och delprocesser, och därefter underlättar förankringen av nya rutiner om vi engagerar flera nyckelpersoner i arbetet. På så sätt utvecklas också medarbetarnas kompetens och skapar en bra plattform för ett kontinuerligt förbättringsarbete.