En processorienterad verksamhet kräver en organisation som är lyhörd, snabb och flexibel, på ett sätt som den traditionella funktionsorganisationen har svårt att leva upp till. Att företag är uppbyggda av olika funktioner är välbekant för de flesta av oss. Varje funktion har ofta ett resultat-ansvar och strävar därför efter att optimera sin egen verksamhet, vilket inte alltid gagnar företaget som helhet. Processer har däremot förmågan att främja helheten genom att ta hänsyn till produkter och tjänster som flödar i en horisontell kedja tvärs över organisatoriska enheter. 

Vid varje överlämningspunkt uppstår lätt effektivitetsförluster. För de flesta företag är det därför effektivare att organisera företaget utifrån ett processynsätt.

Tre övergripande frågor för att utföra en processkartläggning

Det viktigaste att tänka på när ert företag arbetar med en processkartläggning av verksamheten är att tänka utifrån kundens perspektiv och det mervärde vi skapar till våra betalande kunder. Detta är en oerhört viktig komponent, eftersom vi ska försöka eliminera de steg som inte skapar direkt kundnytta. Med kunden i fokus är arbetsprocessen för en processmodell uppbyggd kring tre övergripande frågor:

1. Vilka är våra kunder?
2. Vilket värde adderar vi till våra kunders verksamhet?
3. Hur ska vi arbeta för att uppfylla våra kunders behov och önskemål?

Tre typer av processer att ta hänsyn till vid en processkartläggning

Därtill finns tre olika tre typer av processer att ta i beaktning, nämligen;

huvudprocesser (eller kärnprocesser), stödprocesser och ledningsprocesser. Samtliga tre typer av processer är viktiga för verksamheten, och bör analyseras vid en processkartläggning. Dels för att få helhetsperspektivet, men även för att definiera överlämningar eller kopplingar mellan olika processer.

För att kunna definiera dessa processer, är det även viktigt att känna till vilken detaljnivå som man vill utföra kartläggningen på. Ska kartläggningen endast göras på övergripande nivå, eller ska vi ner på en mer detaljerad nivå för att beskriva arbetsrutiner? Vår rekommendation brukar vara att förenkla så mycket som möjligt för att tydliggöra helheten i verksamheten.