Vilket värde kan ett digitaliseringsprojekt skapa?

Idag är det oundvikligt att arbeta med digitala processer. Som företagare måste niförstå hur den digitala världen fungerar, samt hur den påverkar din verksamhet. Digitaliseringsprojekt är värdeskapande på flera plan, både från ett internt perspektiv med effektivisering och systematisering, samt genom en förenklad kundprocess för hur vi når våra potentiella kunder. 

Hur kan digitala processer verka så enkelt, och samtidigt vara svårt?

Digitalisering utifrån ett marknadsföring och säljperspektiv har aldrig varit enklare. Idag kan nisom företagare komma långt på egen hand och lära dig grunderna på ett enkelt sätt. Oavsett om det handlar om din aktivitet på sociala kanaler eller diverse tjänster och verktyg såsom sökoptimering, annonsering eller automatiserade digitala processer.  Möjligheterna är många! 

På andra sidan av myntet har det aldrig varit lika svårt att veta vilka aktiviteter som driver resultat, vilka verktyg som behövs för syftet, eller vilka tjänster och resurser som behövs. Många företag har svårt att förstå det digitala ekosystemets uppbyggnad. Det innebär att verksamhetens digitala aktiviteter kan sakna strategisk förankring, och utförs utan förståelse för hur affärsprocesserna hänger samman. 

En digital strategi som vägvisare 

Genom att arbeta fram en digital strategi säkerställer du att era digitala insatser kopplas samman med er kundresa. Strategin fungerar som en spelplan för hur du, genom era aktiviteter, fångar in och bibehåller kunder. Det hjälper er att skapa rutin och struktur. 

Timezynk är ett saas-bolag som erbjuder ett flexibelt och molnbaserat schemaprogram. Under 2021 träffade vi företaget genom ett digitaliseringsprojekt i samarbete med Almi företagspartner och Digital Scorecard i Dublin. Efter att ha gått igenom arbetsprocessen i projektet hade teamet en väl utarbetad plan och strategi för vad de skulle göra, och så småningom var det dags att implementera projektet. 

Vid implementeringen av den digitala strategin, fick Timezynk stöd och support i tre huvudsakliga områden och arbetsprocesser: 

1. Bygga en digital strategi tillsammans med oss på Kunskapspartner, Digital Scorecard och Almi genom ett projekt som drivs tillsammans med Almi.
2. Gå ett praktiskt program i Digital implementering tillsammans med vår partner Digital Scorecard. 
3. Få vägledning av Kunskapspartner i att få en digitaliseringscheck från Region Skåne  – för att fullfölja sin satsning när de väl visste vad de ville satsa på.

Säljansvarig Justina Svedin beskrev Timezynks digitala status innan projektet: 

“Innan projektet arbetade vi enligt gamla rutiner och jag tänkte att ett digitaliseringsprojekt var bra för att få bättre struktur och få ett utifrån perspektiv på hur vi ska tänka kring leads. Hur fångar vi leads, hur tar vi hand om dem så att de blir kunder, hur gör vi efter att de blir kunder.” 

Arbetets gång i ett digitaliseringsprojekt

Ett utvecklingsprojekt inom digitala strategier kan innehålla flera steg och processer.  utgår från tre huvudsakliga frågor:

• Hur ser det ut idag – vad är vi bra på och mindre bra på kring digitala aktiviteter?
• Hur vill vi att det ska vara – ett framtida läge som är i linje med hur kunder köper?
• Hur går vi från nuläge till börläge – en handlingsplan som ger oss en tydlig riktning.

Den första frågan innebär att analysera nuläget för att få en grundlig översikt på vad som fungerar bra, och mindre bra. Genom utvärderingen ges insikter i vilka förbättringsområden som finns vilket leder in till fråga två: hur det önskvärda läget ser ut. 

När vi arbetar med ett önskvärt börläge utgår vi oftast från den önskvärda kundresan. Därigenom ges insikter på vilka insatser som krävs. Kartläggningen ger dessutom en inblick i kundens perspektiv och illustrerar de touchpoints som är viktiga för att skapa värde för kunden. 

Uitfrån nulägesbilden och förståelse för kundresan skapas en actionplan med konkreta förbättringsförslag. Handlingsplanen är en genomtänkt strategi som väver samman sälj och marknadsföring. 

Genom att arbeta efter dessa tre punkter skapas struktur i verksamheten. Något som Timezynk även uttrycker efter deras digitaliseringsprojekt, Justina Svedin förklarar: 

“Innan var det mer att vi gjorde saker för att det var rutin och det funkade bra i vissa lägen och mindre bra i andra. Med hjälp av det nya strategiska sättet att tänka kunde vi ta ett steg tillbaka och kolla på en helhetsstruktur”. 

Förändring i fokus för att kunna implementera strategin

Matilda Pirri, som är marknadsföringsansvarig på Timezynk, ansåg att digitaliseringsprojektet hjälpte dem att förändra inpräntade arbetsrutiner. Det var inte förrän de fick ett utomstående perspektiv som de kunde utveckla sina affärsprocesser och bygga nya handfasta riktlinjer. Matilda betonar att projektet hjälpte dem att förstå Timezynks kundresa, där de kan fånga upp leads och kunder i rätt faser, vilket sedermera leder till förbättrade kundrelationer. 

Efter de inledande tre stegen i den digitala strategin handlar det om att komma igång med implementering och försöka blanda lågt hängande frukter med längre och större insatser som kan kräva mer resurser och tid. Samtidigt handlar det om att identifiera att det krävs en förändring i arbetet.

Justina utvecklar vidare om hur de kunde sätta tydliga mål och ifrågasätta vilka aktiviteter de skulle implementera för att nå sina mål.

“Det gjorde att vi frågade oss själva av vilken anledning vi gjorde vissa saker, vilket mål det var vi ville uppnå och vi kunde mäta hur pass bra vi lyckades med det. På så sätt kunde vi skapa en förståelse och plan för varför vi gör saker och sedan komma igång med implementering.” 

Struktur som skapar trygghet och en tydlig väg framåt

En viktig bieffekt av att strategiskt arbeta med de digitala sälj- och marknadsföring processerna är att det skapar trygghet inom verksamheten. En tydlig strategi innebär utskrivna aktiviteter med uppdelning av ansvar som både underlättar operativ planering och inger en trygghetskänsla. När personer med ansvar för flera affärsområden tappar momentum riskerar vissa aktiviteter att falla mellan stolarna.

“Innan projektet med Timezynk låg ansvaret för sälj- och marknadsföringsprocesser till stor del på två chefer – något som innebar hög press och försvårade systematik.”

Hela satsningen bidrog till att de fick en tydlighet i vilken kompetens som saknas inom teamet och de kunde utveckla en ny arbetsroll – product owner. Med hjälp av digitaliseringschecken kunde rekrytera en ny kollega, vilket resulterade i att deras team fick ett lugn. Arbetsbelastningen minskade och dessutom skapades tydlighet i arbetsuppgifterna. 

Idag lever Timezynk sannerligen upp till framtiden för schemaläggning genom att under 2022 ha övergått till att arbeta helt på distans. Nu har alla ett eget ägandeskap i processen och . de fortsätter att hjälpa företag med sin innovativa plattform som effektiviserar schemaläggning, tidsuppföljning, HR-processer och löner. Timezynk har hjälpt åtskilliga företag att förbättra sin effektivitet och spara tid och pengar. Vill du veta mer om Timezynk kan du gå in här. 

Hur kan vi hjälpa dig?

På Kunskapspartner att förbättra samspelet inom ett team och framförallt utveckla verksamhetens digitala marknadsföring- och säljprocesser med en tydlig strategi, struktur och styrning. Genom ett digitaliseringsprojekt får dufördjupad kunskap om dina kunder och kundresa, samt hur marknadsföring och sälj kan integreras. 

Enligt Justina bidrog hela satsningen till nya perspektiv och alla parter kunde ge praktisk hjälp: 

”Samarbetet med Kunskapspartner, Digital Scorecard och Almi har endast varit positiv. Vi kunde ha kontakt med flera personer som hade olika kompetenser under projektet och alla var så hjälpsamma. Vi fick praktisk hjälp av alla.” 

Martina fyller i:

”Jag gillar att alla som vi har varit i kontakt har varit så genuint hjälpsamma. Exempelvis att hjälpa till att ansöka om digitaliseringscheckarna. Vi fick hjälp att skriva och förbättra en ansökan för en digitaliseringscheck, vilket vi sedan fick pengar för.” 

Vill ni läsa mer om vad ett digitaliseringsprojekt innebär och hur det kan skapa värde för er verksamhet kan ni göra det här. Vill ni komma i kontakt med Kunskapspartner och veta mer gör ni det här.